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El Estatuto Social es la norma que regula la vida activa de la entidad entre los asociados y las autoridades. Establece los derechos que le asisten a los socios y las obligaciones que estos y sus autoridades deben cumplir.

Las autoridades deben cuidar su estricto cumplimiento y los asociados deben respetarlo.

Las asociaciones civiles, en cualquiera de sus modalidades, una vez que obtienen la personería jurídica, deben rubricar cinco libros, a saber:

1. Libro de Actas de Asistencias a Reuniones

En este libro colocarán el número de Acta de cada reunión; día, mes y año de su realización; firmarán los socios que asistieron, aclararán la firma, y pondrán su DNI y el puesto que ocupan en la comisión.

2. Actas de Asambleas y Reuniones de Comisión Directiva

En este libro volcarán los nombres y apellidos de los integrantes de la Comisión Directiva y Revisora de Cuentas, DNI, dirección, puesto que ocupan en el margen derecho, fecha de nacimiento, fecha de comienzo y de finalización de la nueva comisión.

3. Diario General

En este libro registrarán en forma prolija y clara todas las entradas y salidas; se asentarán mensualmente todas las operaciones que realicen.

Sugerencia:
utilizar un cuaderno económico como forma auxiliar del libro diario, y mensualmente, volcarlo al libro ya rubricado.

4. Inventario y Balance

En este libro trascribirán en forma textual los balances e inventario practicados anualmente, tal como fueron aprobados por la asamblea celebrada al efecto, incluyendo el dictamen del Contador Público certificante, en el caso que corresponda.

5. Registro de Asociados

En este libro registrarán Nº de Orden, Nº de Matrícula, nombre y apellido, DNI, nacionalidad, estado, carácter del socio, suspensiones, fecha de ingreso/egreso, motivo y suspensiones.

Para tener en cuenta:

• Si uno de los socios renuncia, es expulsado o fallece, ese nº quedará siempre para él
• Los socios deberán abonar las cuotas en forma interrumpidamente, si no lo hacen y deben tres o más meses, no podrán votar y mucho menos conformar la Comisión
• Los libros deben estar rubricados y ser llevados prolijamente con letra clara, evitando tachaduras y enmiendas, que deben ser salvadas

• La convocatoria a Asamblea se hará respetando las especificaciones del Estatuto Social en cuanto a las formas como a los plazos
• La confección del padrón electoral con los socios en condiciones de asistir al acto es obligatoria y deberá ser puesto a disposición de los asociados en la administración de la entidad
• La Memoria y Balance estarán a disposición de los asociados en la administración de la entidad, con una anticipación no menor a quince días de la celebración de la Asamblea. Los asociados tendrán derecho a retirar una fotocopia cuyo costo estará a su cargo
• Los puntos del Orden del Día deberán ser considerados y puestos en votación debiendo constar su resultado en el Acta. Estarán expresados en forma clara y precisa y no ser ambiguos, no pudiendo incluirse “temas varios” o expresiones similares
• Toda Asamblea en primera y segunda convocatoria se abrirá a la hora determinada para el primer llamado; de no contar con el quórum suficiente, se dejará constancia en el Acta de lo sucedido y se esperará el tiempo definido en el Estatuto Social para iniciarla en segunda convocatoria. De la misma forma que en el caso anterior se procederá ante la falta de quórum en la segunda convocatoria. En este último caso, la Comisión Directiva llamará nuevamente a Asamblea cumplimentando nuevamente la totalidad de los requisitos estatuarios
• En las Asambleas solamente pueden asistir y participar los asociados que se encuentren en condiciones estatuarias de hacerlo. No se consideran válidos, para la formación del quórum, los vecinos o terceros ajenos a la institución
• El quórum de la Asamblea se determina calculando el porcentaje entre la cantidad de socios habilitados presentes en el acto. El Estatuto Social establece un quórum mínimo a cubrir para sancionar en las asambleas ordinarias y en las extraordinarias, tanto en primera como en segunda convocatoria

Las asociaciones civiles remitirán al Departamento Contralor de esta Dirección Provincial y con no menos de quince (15) días de anticipación a la fecha de celebración de la Asamblea:

• Nota de presentación detallando la documentación presentada y firmada por el Presidente de la entidad
• Fotocopia del Acta de Comisión Directiva en la que conste el llamado a la asamblea, el “Orden del Día” y la justificación del quórum de esta reunión
• Copia mecanografiada de la Convocatoria, incluyendo el “Orden del Día “y las firmas del Presidente y el Secretario

Importante:
La convocatoria debe contener esta información: denominación de la entidad, lugar, fecha y hora de inicio; de corresponder, en primera y segunda convocatoria, y la totalidad de los puntos del “Orden del Día”.
Ante actos eleccionarios, especificar: fecha de cierre y horario máximo para la presentación de lista de candidatos, siempre siguiendo los preceptos estatutarios.

Dentro de los treinta (30) días corridos desde la fecha de celebración de la Asamblea, remitirán a esta Dirección la siguiente documentación:

• Nota de presentación detallando la documentación presentada y firmada por el Presidente de la entidad
• Fotocopia del Acta de Asamblea redactada con letra legible o mediante copia mecanografiada y firmada por el Presidente y Secretario
• Memoria, firmada por el Presidente
• Informe de Comisión Revisora de Cuentas
• Balance

Para tomar en cuenta:

La firma del profesional (Contador) se exceptúa para las entidades que por sus bajos recursos (ingresos menores a $ 15.000.- en un ejercicio anual), así lo soliciten y les sea otorgada con causa justificada por el Departamento Contralor.

La solicitud deberán realizarla mediante nota por duplicado dirigida a esta Dirección Provincial con esta información:

• Denominación
• Número de legajo
• Fecha de cierre de ejercicio económico
• Firma del Presidente de la institución certificada por Juez de Paz, autoridad Municipal, escribano o por funcionarios de esta Dirección
• Fotocopia del Acta de Asamblea de la que surja la designación del cargo del firmante.

Importante:
No se entregarán certificados de vigencia a las entidades suspendidas por esta Dirección Provincial.
El trámite demora tres (3) días hábiles contados desde su presentación.

La documentación que se requerirá para gestionar el expediente municipal correspondiente en Mesa de Entradas del Municipio es:

• Nota solicitando la eximición
• Nómina de la Comisión
• Acta Constituida
• Estatuto Social
• Fotocopia del recibo de luz, gas
• Fotocopia de Escritura o Comodato
• Fotocopia del documento del Presidente, Tesorero, Secretario
• Certificación de la Institución por Entidades de Bien Publico
• Declaración Jurada de la Comisión
• Fotocopia del Impuesto Municipal